Política de tratamiento de datos

1. Introducción

En VHSEGUROS, valoramos y respetamos tu privacidad; por ello, hemos creado esta política de privacidad y tratamiento de datos personales (En adelante, la “política”) para informarles de manera clara y transparente la forma en que se recopilan, usan, almacenan y protegen los datos personales.

La recolección de datos se hace de forma segura y responsable, cumpliendo con toda la normatividad vigente.

Con esta política, queremos generar confianza y fortalecer nuestra relación contigo, garantizando que tu información personal está en buenas manos, porque en VHSEGUROS, la protección de tus datos es una prioridad.

2. Objeto

Esta política tiene como finalidad dar a conocer el manejo de los datos que han sido proporcionados a través de nuestro sitio web, así como la interacción vía correo electrónico, WhatsApp y teléfono.

3. Marco legal

Esta política fue elaborada teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la ley 2300 de 2023.

4. Alcance

Esta política se aplica a todas las bases de datos y archivos, tanto físicos como digitales, que contengan datos personales y que sean procesados por VHSEGUROS, ya sea como responsable o encargado del tratamiento. Su cumplimiento es obligatorio en todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión y/o transferencia de dicha información.

La política de protección de datos personales se exceptúa aquellos que son excluidos por el artículo 2 de la ley 1581 de 2012, tales como:

1. A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley;

2. A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
3. A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;
4. A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;
5. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;
6. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

5. Principios rectores

Legalidad: Todo tratamiento de datos personales realizado por VHSEGUROS se ajustará a la normativa vigente, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Finalidad: VHSEGUROS informará de manera clara y específica a los titulares sobre los propósitos legítimos para los cuales se recopilan y utilizan sus datos personales.

Libertad y Consentimiento: El tratamiento de datos personales requerirá el consentimiento previo e informado del titular, salvo en los casos en que la ley permita el tratamiento sin consentimiento.

Veracidad y Calidad de los Datos: VHSEGUROS se asegurará de que los datos personales sean precisos, completos, actualizados y comprensibles, evitando el tratamiento de información errónea o incompleta.

Transparencia: VHSEGUROS garantizará el derecho de los titulares a acceder y conocer la información que posee sobre ellos, facilitando el ejercicio de sus derechos.

Acceso y Circulación Restringida: El acceso y uso de los datos personales se limitará a las personas autorizadas por el titular o por la ley, y se evitará la divulgación innecesaria de la información.

Seguridad: VHSEGUROS implementará medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones o cualquier otro riesgo.

Confidencialidad: VHSEGUROS garantizará la confidencialidad de los datos personales, incluso después de que finalice la relación con el titular.

Temporalidad: Los datos personales se conservarán solo durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades informadas, y se eliminarán una vez cumplido dicho plazo o cuando lo solicite el titular, siempre que no exista una obligación legal que impida su eliminación.

Interpretación Integral de los Derechos Constitucionales: VHSEGUROS, interpretará los derechos de los titulares en armonía y equilibrio con otros derechos constitucionales, como el derecho a la información.

Principio de Necesidad: VHSEGUROS, recopilará y tratará, solo los datos estrictamente necesarios, para cumplir con las finalidades de cada base de datos.

6. Información recopilada: tipología, recolección y administración

6.1. Tipología de la información recopilada

En VHSEGUROS, recopilamos dos tipos principales de información: Datos Personales y Datos Sensibles.

Datos Personales: Son cualquier información que te identifica o puede identificarte, ya sea que esté almacenada en archivos físicos o digitales.

Datos Sensibles: Son aquellos datos que afectan tu privacidad o que, si se usan de forma incorrecta, podrían llevar a la discriminación. Estos incluyen: Información sobre tu origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, vinculación a sindicatos u organizaciones sociales y datos relacionados con tu salud, vida sexual o datos biométricos.

6.2. Recolección y administración de la información

Si necesitas proporcionarnos tus Datos Personales para acceder a nuestro sitio web o adquirir nuestros productos y servicios, los recopilaremos, administraremos y utilizaremos de acuerdo con la Ley 1581/12 y el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen, desarrollen o deroguen, como se detalla a continuación:

• VHSEGUROS empleará tus datos personales exclusivamente para los fines inherentes a la intermediación de seguros, matriz de riesgos y apoyo jurídico, así como para gestionar cualquier relación legal o comercial que surja de esta actividad, asegurando que el uso de tu información se limite a los propósitos específicos relacionados con nuestros servicios y tu interacción con nosotros.
• VHSEGUROS podrá compartir, transferir o transmitir tus datos personales, tanto dentro como fuera del territorio nacional, a sus proveedores, incluyendo compañías de seguros, ajustadores, abogados, médicos, digitalizadores, firmas de asistencia, call centers y otros terceros con los que mantenga relaciones legales o comerciales relacionadas con el contrato de seguro, los servicios derivados de este y otros productos y servicios vinculados a su actividad. En todos estos casos, VHSEGUROS se compromete a implementar las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de los principios establecidos en la normativa vigente.
• Al proporcionar tus datos a VHSEGUROS, aceptas que, si es necesario para la ejecución del contrato de seguro, podremos tratar tus Datos Sensibles, siempre cumpliendo con la normativa vigente en materia de protección de datos.
• VHSEGUROS podrá utilizar tus datos personales para enviarte información sobre nuestros productos y servicios, pero nunca los compartiremos con terceros para que te envíen publicidad o marketing de sus propios productos, a menos que tengamos un acuerdo contractual con ellos.
• VHSEGUROS implementa medidas de seguridad físicas, técnicas y tecnológicas para proteger tus datos personales y garantizar su confidencialidad; sin embargo, aunque tomamos precauciones, es importante recordar que las comunicaciones electrónicas no son completamente seguras, por lo que no podemos garantizar la seguridad total de la información transmitida por estos medios.
• VHSEGUROS te ofrece la posibilidad de acceder, actualizar, eliminar o rectificar tus datos personales, siempre que no exista una obligación legal o contractual que nos impida hacerlo, y de ejercer tus derechos según la normativa vigente y nuestra Política de Privacidad. Te recomendamos revisar periódicamente esta política y sus actualizaciones. Al utilizar nuestro sitio web o comunicarte con nosotros (vía correo electrónico, WhatsApp o telefónica) de forma directa o por intermedio de alguno de nuestros colaboradores, aceptas el tratamiento de tus datos según lo establecido en este documento.
• Al establecer una relación legal o comercial con VHSEGUROS, aceptas que podamos compartir tus datos personales con compañías de seguros y otras agencias con las que trabajamos, para gestionar tus solicitudes y consultas relacionadas con seguros. También aceptas las políticas de privacidad de estas otras empresas.
• En caso de recibir una orden judicial o administrativa de una autoridad competente relacionada con tus datos personales, VHSEGUROS actuará de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos.
• VHSEGUROS implementará las medidas técnicas y tecnológicas necesarias para garantizar que tus datos personales se utilicen exclusivamente para los fines establecidos, y podrá acordar contigo la eliminación definitiva de tus datos de nuestros archivos y registros. Sin embargo, tus datos se conservarán cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales o contractuales, de acuerdo con la normativa aplicable.
• Si durante la ejecución de tu contrato de seguro, desarrollo de matriz de riesgo o asesoría jurídica, necesitas proporcionar a VHSEGUROS datos personales de terceros con los que tienes una relación familiar, laboral, contractual, legal o comercial, se entenderá que cuentas con la autorización necesaria para demostrar que esos terceros han dado su consentimiento para la recopilación, administración y tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con los términos y propósitos de esta política.
• VHSEGUROS se compromete a no vender ni alquilar tus Datos Personales a terceros. Sin embargo, para poder ofrecerte nuestros servicios y productos, tus datos estarán disponibles para nuestros empleados y otras personas autorizadas, siempre bajo un estricto acuerdo de confidencialidad y solo cuando sea necesario.
• Al proporcionar tus datos a VHSEGUROS, nos autorizas de forma expresa, informada y específica a tratar tus Datos Sensibles, siempre cumpliendo con la ley y nuestra Política de Privacidad. Si necesitamos tratar Datos Sensibles para un fin distinto a los indicados en esta política, te informaremos previamente qué datos son sensibles y para qué los utilizaremos.
• VHSEGUROS puede recibir información de candidatos a empleo a través de su sitio web, correos electrónicos y medios físicos, y utilizará esta información exclusivamente para procesos de selección presentes o futuros, permitiendo a los candidatos solicitar acceso o eliminación de sus datos en cualquier momento.
• VHSEGUROS podrá comunicarse contigo a través de diversos medios, como notificaciones escritas, llamadas telefónicas, correos electrónicos o mensajes de texto, para informarte sobre tu contrato de intermediación, sus modificaciones o cualquier otro producto o servicio que te ofrezcamos.

7. Derechos del titular

Como titular de los Datos Personales que has proporcionado a VHSEGUROS, a través de los distintos medios, te recordamos que tienes derecho a acceder, actualizar, corregir, suprimir, revocar tu consentimiento y solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos personales, de acuerdo con la normativa vigente; de forma detallada le asisten los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a VHSEGUROS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por VHSEGUROS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las Regulaciones.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Lo anterior siempre y cuando no exista un deber legal o contractual de que sus datos permanezcan en las bases de datos de VHSEGUROS.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. Deberes del responsable del tratamiento

Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Consentimiento y aceptación

Para VHSEGUROS el consentimiento es uno de los principios más importantes en la privacidad. Usted siempre tendrá la posibilidad de negar su autorización para el tratamiento de datos personales lo cual significa que no recibirá comunicaciones o servicios de parte nuestra, a menos que reitere su consentimiento de forma expresa.

Se entenderá la aceptación de las Condiciones descritas en la presente política en los siguientes escenarios:

• Hacer uso de este Sitio Web.
• Adquirir servicios de VHSEGUROS.
• Intercambio de comunicaciones vía correo electrónico, WhatsApp, telefónica o cualquier otro medio físico o digital.
• Iniciar una relación comercial de cualquier otra índole y haber emitido su autorización para el tratamiento de sus datos personales, usted acepta ceñirse a los términos de esta Política de Privacidad y Tratamiento.

Le recomendamos revisar periódicamente esta Política, toda vez que, por razones de la regulación existente o necesidades corporativas o de negocio, la misma estará sujeta a modificaciones o enmiendas en cualquier momento, las cuales, antes de entrar en vigor, serán anunciadas al público a través de nuestra página web o del mecanismo que usualmente utilizamos para comunicarnos con usted.

10. Reclamos: procedimiento y canales

Si usted o sus sucesores consideran que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Regulación, podrán presentar un reclamo ante VHSEGUROS.

La solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes.
• Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o causahabientes.
• Lo que se pretende consultar, corregir, suprimir o cancelar la autorización.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes o representantes.
• Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.

Dicha solicitud será tramitada bajo las siguientes reglas:

1. Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a VHSEGUROS, mediante los canales habilitados.
2. La solicitud ingresará a estudio y validación a fin de brindar una respuesta adecuada dentro de un término no mayor a quince (15) días hábiles.
3. Si el requerimiento resulta incompleto, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, se le notificará a fin de que se presente la información o documentación requerida.
4. Transcurridos dos (02) meses desde la fecha de la devolución sin que se subsanen las fallas, se entenderá el desistimiento del reclamo o solicitud.
5. En caso de que VHSEGUROS no sea competente para resolver su requerimiento, se le notificará a fin de que dirija el reclamo a la entidad correspondiente.
6. Si la solicitud es enviada vía correo electrónico deberá escribir el siguiente ASUNTO: REQUERIMIENTO POLÍTICA DE DATOS PERSONALES / NOMBRE DEL SOLICITANTE.

10.1. Canales de atención

Si usted tiene alguna pregunta sobre esta política o sobre la obtención, uso y prácticas de divulgación de la información por parte de VHSEGUROS.

Correo electrónico: info@vhseguros.co

Dirección física: Calle 11 # 55 – 06 (401 1) – Cali, Valle del Cauca.

WhatsApp: +57 320 4687934

Página web: www.vhseguros.co – Formulario de contáctenos.

11. Cuadro de modificaciones